CCメールをむやみに送りすぎていませんか?

以前「メールを送っても私の上司はCCメールをいっさい読んでくれません」となげいていた人がいたけれど、それはその人のメールの送り方に問題があるかもしれない。上司に送る必要がないメールも全て送っていたり、送り方が不親切で説明が足りなかったりする。

まずメールを送るときは、TOとCCのあて先にそれぞれ相手の名前を表示する必要がある。取引先にメールを送る場合、CCが自分の社内のメンバーであれば、あて先に役職を入れるか、呼び捨てでかまわないので名前を入れておく。CCに入れるメンバーが社外の人の場合も、同様だ。

そうするとこのメールは誰に送っているかが受け取った方は一目瞭然になる。そうしないと届いたメールを、アドレスだけで誰に送られているかを判断するのが難しいからだ。よくある名字だと誰なのか判明できない場合もあるし、送られている人数が多ければ多いほど重要性も薄れてしまう。

「アドレスを見れば誰に送っているかわかるでしょう」ではなく、あて先に名前を表示させることでこのメールは誰に送っているか、ということを最初に明確にしておく必要があるのだ。

「CCに入れている人にもメールを見てほしい」というのであれば、CCにせず全員TOでよいではないか?と思うかもしれないけれど、そうではない。

そうすると「このメールは誰宛なのか」ということがはっきりしなくなってしまう。そこを明確にするためには、やはりTOとCCは分けたほうがよいのだ。